学院各单位：

为进一步规范学院公文管理，提升我院公文处理的整体水平，提高办事效率，现将有关事项重申如下：

一、签呈处理办法

1.学院卷宗使用规定

红色卷宗夹为专属急性签呈所使用；黄色卷宗夹为专属机密签呈所使用；白色卷宗夹为专属普通签呈所使用。

文稿之呈签、呈核、呈判及其他历程中，均应使用本院标准卷宗递传，每一卷宗内限放置一件公文，以便处理，避免错误。

2.签呈处理流程

主办单位主办人员签呈意见或办法→在单位文件登记薄上编号→单位主管核稿并签章→会办有关单位→呈院领导核判（先呈部门主管院领导核判，最后交由院长核判）→送回主办单位→依指示办理（有会办单位时须会知其院领导指示结果）。

附：院领导工作分工

院长崔慕岳：负责学院全面工作，分管院长办公室、教务处、人事室、图书馆、各系（部）。

党委常务副书记戎庭银：负责学院党团工作。

驻校董事王淑芳：分管会计室、公关室、外事办。

副院长张平之：分管科研处、招生就业处。

副院长张洁：分管电脑中心、健康中心。

副院长张金安：分管学务处、总务处。

3.签呈处理时限

稽延签呈，超过处理时限或泄露机密者，学院将按规定予以处理。

二、收文处理办法

1.学院收文处理规定

校外单位行文本院（含本院各部门）的文件，须先送至院长办公室。文件登记处理后，院办工作人员通知相关部门到院长办公室取阅文件。相关部门人员经点收清楚后，办理文件传阅登记手续，并按院领导批示范围传阅文件，不得扩大。

各部门文件传阅完毕后要及时交回院长办公室，办理归还、注销手续，以便其他部门继续传阅。

2.学院收文之作业流程

各单位将校外单位行文本院的文件送交院长办公室→院长办公室工作人员使用公文处理签登记编号→院长办公室主任签批会办意见→呈院领导核判→会办有关部门→主办部门依指示办理→送回院长办公室。

3.文件处理时限

普通文件应在签收后及时办理，并在3日内归还至院长办公室。若日后仍需要使用此文件，可先到缮印室复印备查，及时将原稿送还院长办公室。

各部门借阅文件时需办理登记、签字手续，并在一周内归还文件。

稽延文件，超过处理时限、丢失或泄露机密者，学院将按规定予以处理。

三、学院发文处理办法

1.学院发文处理规定

草拟文件要符合国家法律法规及方针政策，主旨明确、条理清楚、文字精练；用词用字准确规范，书写整洁。凡属以学校名义印发的红头文件，须由主办单位进行校对和分发（若涉及多个单位，应指定唯一的主办单位）。

核稿完毕后，将原稿、原稿电子稿和发文稿纸送至缮印室；缮印室缮打后须经主办单位和院办工作人员校对无误后再印；办理完毕后，须将原稿和两份红头文件交至院长办公室存档。

2.学院发文之作业流程

主办单位之承办人拟稿→院办工作人员登记于学院发文薄→主办单位主管（拟稿人）核稿签字→院长办公室主任（审核人）核稿签字→呈院领导核判签发→交缮印室缮印→用印（学院章）→原稿和两份红头文件交院办存档。

四、附则

具体操作细则，请各部门遵照《升达章则汇编》中“公文处理办法”执行。

本办法自2008年 3月1日起施行，适用于学院各部门，各部门主管负责并监督本部门及相关部门文件的规范运转。

院长办公室

2008年2月27日